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在招标投标活动中，作为被赋予监督管理职责的发展改革部门、住建部门、商务部门、财政部门等行政主管部门会经常接到投标人、招标人、评标专家或招标项目利益关联人对招标投标违法违规行为的投诉。
那么，行政监督职能部门的经办人在处理投诉案件时，如何使被投诉人、投诉人、交办单位和本单位领导满意呢？这就要求行政监督部门在处理投诉案件时必须做到“四到位”。
1.与被投诉人的沟通到位
在受理投诉案件后，行政监督部门的经办人要认真审理投诉书中的证言、证据等案件材料，仔细核实有关情况，然后找被投诉人做一次认真的谈话，把查实问题的情况以及作出相应处理的有关法律法规依据向被投诉人进行说明，充分听取其不同意见。针对其不同意见，行政监督部门应当对照法律条款予以进一步解释说明，告知其权利、期限要求和诉讼渠道，动之以情、晓之以理，但同时要体现“法律无情，违法必究”的决心和信念，力求使其对行政监督部门给予的行政处理决定心服口服。
2.向交办单位汇报到位
案件处理结束后，处理案件的行政监督部门应当向案件交办单位写出详细的调查处理情况报告，属于政府批件交办的或上一级行政主管部门转办、督办的案件要及时向交办单位作出认真的、综合性的书面汇报，让交办单位对案件的调查和处理情况有一个全面的了解。一般情况下，在当面口头汇报的同时再呈交书面汇报材料，这不仅能表明查处案件的行政监督部门接受交办单位监督的诚意，还能够表示对案件查处工作的重视。
3.向投诉人反馈到位
向投诉人反馈工作是整个案件查处过程中最重要的环节。通过回复或回访（一般情况下，应要求或坚持经办人回访制度）让投诉人明白案件调查处理情况，才能从根本上减少和控制不必要的多头投诉。要让投诉人明白案件或投诉不仅需要事实清楚、证据确凿的材料，还需要充足的处理时间，在限定的时间内完成任务是符合法律规定的。案件查处结束后，不仅要把查实的问题向投诉人反馈，还要把没有查实的问题向投诉逐一作出详细说明，听取投诉人意见，并肯定投诉行为的正义性，如果设立奖励制度的，还应对照有关规定兑现奖励。
4.案件资料归档到位
查处案件经办人应将与案件有关的所有资料，依照一定的顺序装订成册，建立卷宗。如案件查处综合报告、向上一级行政主管部门或当地政府对案件查处情况的汇报、投诉书、投诉登记表、谈话材料、证明材料（含有关证人提供的违法违规行为佐证的所有复印件、照片等有效证据）、处理意见、行政处罚决定书、结案审批表以及与投诉人见面反馈情况记录等，形成目录，编印页码，交单位档案管理人员验收合格后存档备查。
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