\r\n 招标公司信息化解决方案，本方案适用对象为：招标公司、招标中心和交易中心。
\r\n 一、业务分析 \r\n 现状分析 \r\n \r\n 《招标投标法》及配套法规的颁布实施，从法律上明确了招投标代理机构的地位，规范了招投标代理机构的行为，推动了我国招投标事业的进一步发展。作为专业从事招投标代理业务并提供相关服务的中介组织,招标机构的工作充分体现了招投标过程中的公正、公开、公平、择优的原则，有效为业主降低采购成本，在推动招投标大范围应用方面可以说功不可没。 \r\n 国家对于招标公司经营领域实行资格认证制度，在政府采购、工程建设、机电设备等领域都有相应的主管部门，通过年度对招标公司资质等级审核设置了行业的准入门槛。据有关部门的统计，目前，全国招标代理机构有5，000家，从业人员有8万人，行业准入门槛正在逐步较低，招标公司面临着越来越激烈的竞争，以至于有人感叹“招标机构的红旗还能打多久？”。 \r\n 面对激烈的行业竞争，各家招标公司纷纷面向更多领域积极探索，力争增强企业核心竞争力：有些招标公司选择面向不同对于发展分支机构的横向发展战略，有些招标公司选择面向咨询、造价、合同执行代理领域的纵向发展战略。“逆水行舟，不进则退”，由粗放式结果管理到精细化过程管理，由招标会务组织到整体采购管理咨询，招标代理机构的内部管理提升已经是势在必行。 \r\n 业务流程分析 \r\n 招标业务流程包括招标项目外部流程和招标公司内部流程两种。
\r\n 根据现有法律法规规定，招投标项目的参与主体主要包括招投标管理部门、招标人、招标代理机构、评标委员会、投标人、公证人员或监督人员等，招标项目外部流程示意图如下： \r\n ![\"\"](\"http://file.topoint.com.cn/mfiles/2008/12/24/2008122413572163266.jpg\") \r\n 招标公司内部流程和招标公司的组织机构设置有关，各招标公司组织机构设置大同小异，一般情况包括以下几类部门：
\r\n 1) 公司领导层：负责公司政策，业务审批，参与重大招标项目。
\r\n 2) 招标业务部门：按代理业务方向不同的多个招标代理部门。
\r\n 3) 财务管理部门：负责招标项目过程中标书费、保证金、代理费、服务费等各自经营信息管理。
\r\n 4) 综合管理部门：负责合同、质量、档案等综合事物。
\r\n 5) 市场部门：负责与业主沟通，寻找招标代理项目，有些公司与业务部门统一为一个部门。 \r\n 招标公司内部流程概况起来就是：以招标业务部门为主动点，在业务部门和财务部门之间交互执行，中间加入综合部门、质量控制部门的审核和领导的批准环节。最终形成业务的有效闭环监控，业务执行过程中相关资料及时归档。
\r\n
\r\n 信息化分析 \r\n 目前，各招标代理机构都部分采用了一些的管理软件，但大部分都局限于办公自动化或者财务软件等局部应用上，缺乏整体的解决方方案，经常是业务人员疲于处理日常烦琐工作，管理层仅仅通过财务报表、工作汇报事后了解工作情况。
\r\n 做为完整的招标公司信息化解决方案，应该是建立一套集办公自动化、招标业务、经营管理、电子商务网站为一体的协同办公工作平台，从而协助用户构建一个安全、高效、便捷、友好的招投标管理工作环境，并实现日常工作操作透明化、过程网络化、监督实时化。
\r\n 下表列出信息管理系统对于招标机构提升核心竞争力的贡献度： \r\n\r\n \r\n \r\n \r\n | \r\n 招标机构核心竞争力 \r\n | \r\n \r\n 信息系统具体举措 \r\n | \r\n \r\n 信息系统作用程度 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 质量控制、规范管理 \r\n | \r\n \r\n 通过数字化工作流系统，实现严格而灵活的业务流程审批、监督、控制与审计等功能； \r\n | \r\n \r\n ★★★★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 行业知识 \r\n | \r\n \r\n 通过业务流程的数字化，全面的收集行业的专业数据，并进行分析、加工； \r\n | \r\n \r\n ★★★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 招标专业技能与经验 \r\n | \r\n \r\n 通过模版化、自动化的工作流系统和知识管理系统，提升业务人员的工作效率和工作质量； \r\n | \r\n \r\n ★★★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 全面采购方案咨询能力 \r\n | \r\n \r\n 通过信息系统实现各种数据的全面的长期的积累，将数据变为知识； \r\n | \r\n \r\n ★★★★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 业主关系 \r\n | \r\n \r\n 通过管理系统接口，方便业主了解信息，业务协调； \r\n | \r\n \r\n ★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 成本 \r\n | \r\n \r\n 实现往来帐务系统，全面控制成本； \r\n | \r\n \r\n ★★★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 效率 \r\n | \r\n \r\n 通过信息系统，多部门之间协同工作； \r\n | \r\n \r\n ★★ \r\n | \r\n \r\n \r\n \r\n \r\n 信息系统的建设不是一蹴而就的，需要本着“整体规划，分步实施”原则来渐进式进行，一般来说，招标公司的信息化可以分为三个阶段进行：
\r\n 1) 内部办公阶段：建立公司局域网，通过办公软件实现内部文件流转和资料共享，建立基本的招标项目信息档案。
\r\n 2) 业务财务一体化阶段：打通招标业务管理与财务管理，实现招标项目进度、档案、内部审批控制，公司领导通过系统可以了解公司经营全貌。
\r\n 3) 外部整合阶段：建立电子商务网站，实现供应商、业主、评标专家之间信息互动。 \r\n 二、解决方案 \r\n 适用招标公司管理需求，北京网达信联科技发展有限公司研发了《招标公司信息化解决方案》，该方案为招标代理机构量身定制的适合招标代理机构内部管理的信息系统。系统提供了便捷的日常工作管理、灵活的业务流程定制、高效的文档模板管理、丰富的数据统计分析等功能，是一套集办公自动化、招标业务管理、经营管理以及电子商务为一体的招标代理机构的协同办公工作平台。该解决方案包括两部分，其中《招标中介协同工作系统》适用于企业内部业务管理，《电子招标采购系统》是基于互联网的电子商务解决方案。两者既可单独部署，又可以做为完整系统，实现招标业务全过程管理。 \r\n 功能特点 \r\n 严格依据我国招投标法所规定的招标程序，符合相关法规的要求。
\r\n 充分考虑了传统招标工作的工作习惯，系统操作更简单易用。
\r\n 招投标业务过程、财务经营管理、办公自动化有机地结合，集成化解决方案。
\r\n 系统批量生成文档、集成传真、短信、邮件实现信息沟通，提高工作效率。
\r\n 经营过程收支业务帐、财务业务数据互动，互为监督。
\r\n 统计分析报表,业务流程控制，规范招标业务过程,辅助领导决策。
\r\n
\r\n \r\n功能模块(部分) \r\n \r\n \r\n \r\n \r\n | \r\n 序号 \r\n | \r\n \r\n 功能模块 \r\n | \r\n \r\n 说明 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 系统设置 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 1 \r\n | \r\n \r\n 组织机构设置 \r\n | \r\n \r\n 建立公司部门, 人员帐号设置 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 2 \r\n | \r\n \r\n 角色权限管理 \r\n | \r\n \r\n 预制多种业务相关的角色类型，不同角色有不同的业务处理权限，支持对角色所拥有权限的自定义。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 3 \r\n | \r\n \r\n 菜单设置 \r\n | \r\n \r\n 系统功能菜单是可以由系统管理员根据业务需要进行定义的 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 招标业务模块 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 4 \r\n | \r\n \r\n 招标业务层次 \r\n | \r\n \r\n 按工程项目-招标项目-标段三级设置招标项目信息。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 5 \r\n | \r\n \r\n 项目一览 \r\n | \r\n \r\n 标段供应商总览表，保护项目相关状态； \r\n 多条件组合进行查询； \r\n 查询结果支持导出为Excel文件。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 6 \r\n | \r\n \r\n 招标资料 \r\n | \r\n \r\n 默认有招标文件/投标文件/评标文件/其他文件四个文件夹. \r\n 其中投标文件支持批量数据上传. \r\n 支持新建文件夹及上传文件. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 7 \r\n | \r\n \r\n 标段设置 \r\n | \r\n \r\n 支持对标段基础资料进行修改。 \r\n 支持设置当前标段投标供应商列表。如该标段相应供应商已有业务记录，则不允许删除。 \r\n 集中设置各标段标书价格。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 8 \r\n | \r\n \r\n 招标文件 \r\n | \r\n \r\n 支持按标段设置需要上传的招标文件; \r\n 支持上传招标文件为批次公共文件. \r\n 根据投标单位与标段对应关系发送招标文件电子版.;支持按多条件对发送结果进行查询. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 9 \r\n | \r\n \r\n 发送邀请函 \r\n | \r\n \r\n 按选定模版文件生成投标邀请函文件. \r\n 对选定的投标单位设置投标邀请函状态及对方回复结果. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 10 \r\n | \r\n \r\n 发售登记 \r\n | \r\n \r\n 可以按投标单位设置标书购买详细记录，查看标书发售登记信息列表和财务信息审核结果. \r\n 对于已经进行销售登记的项目,生成一览表,批量提交财务人员审核. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 11 \r\n | \r\n \r\n 批次澄清 \r\n | \r\n \r\n 上传批次澄清文件.. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 12 \r\n | \r\n \r\n 开标记录 \r\n | \r\n \r\n 按开标记录模版格式生成开标文件记录. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 13 \r\n | \r\n \r\n 收保证金 \r\n | \r\n \r\n 按投标单位设置收取保证金详细记录. \r\n 对于已经进行保证金收取的项目,生成一览表,批量提交财务人员审核. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 14 \r\n | \r\n \r\n 中标通知 \r\n | \r\n \r\n 按标段供应商查看预中标结果列表,支持按标段供应商进行查询. \r\n 设置各个标段预中标单位、应收服务费金额、预中标金额信息。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 15 \r\n | \r\n \r\n 收服务费 \r\n | \r\n \r\n 根据预中标结果,设置服务费收取金额。主要用来实现对于不能通过保证金扣除的情况，对于服务费收取记录进行登记。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 16 \r\n | \r\n \r\n 退保证金 \r\n \r\n | \r\n \r\n 投标单位设置退还保证金详细记录. \r\n 对于已经进行保证金退还的项目,生成一览表,批量提交财务人员审核. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 经营管理模块 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 17 \r\n | \r\n \r\n 标书收费管理 \r\n | \r\n \r\n 审核业务部门收取标书费记录，生成电子台帐 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 18 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n 保证金收取与退还环节的审批，生成电子台帐 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 19 \r\n | \r\n \r\n 服务费费管理 \r\n | \r\n \r\n 服务费收取记录电子台帐 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 档案管理 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 20 \r\n | \r\n \r\n 招标业务档案 \r\n | \r\n \r\n 查询招标业务档案;招标文档归档登记表 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 价格管理 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 21 \r\n | \r\n \r\n 价格设置 \r\n | \r\n \r\n 设置中标结果要求填写内容格式 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 22 \r\n | \r\n \r\n 价格查询 \r\n | \r\n \r\n 查询招标业务中标结果信息。 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 业务信息库 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 23 \r\n | \r\n \r\n 项目法人库 \r\n | \r\n \r\n 向所有的供应商公开发布询价函，询征报价 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 24 \r\n | \r\n \r\n 投标单位库 \r\n | \r\n \r\n 向指定的合格供应商直接进行询价 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 25 \r\n | \r\n \r\n 投标单位黑名单 \r\n | \r\n \r\n 供应商针对询价单进行报价 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 综合办公 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 26 \r\n | \r\n \r\n 公司新闻和通告 \r\n | \r\n \r\n 在首页上显示最近的新闻 \r\n 新闻格式：支持图片及文字编辑 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 27 \r\n | \r\n \r\n 在线文档 \r\n | \r\n \r\n 通过Web管理和共享文件，支持远程访问、权限控制、版本管理 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 28 \r\n | \r\n \r\n 内部论坛 \r\n | \r\n \r\n 联机进行各类讨论和信息发布 \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n 29 \r\n | \r\n \r\n 内部邮件 \r\n | \r\n \r\n 实现内部电子邮件的接收、发送和管理 \r\n | \r\n \r\n \r\n \r\n\r\n 三、客户价值
\r\n 用招标公司自己的管理软件
\r\n —记华电招标有限公司信息化之路 \r\n 中国华电集团公司是电力体制改革后国务院批准成立的五大全国性发电企业集团之一，是经国务院同意进行国家授权投资的机构和国家控股公司试点企业。华电招标有限公司是中国华电集团公司为适应电力工业改革和发展的需要，实施“以电为主、综合发展”的战略目标成立的专业性的招标代理公司，主要从事国内建设项目的招标代理业务。 \r\n 急需解决的问题 \r\n 招标采购可以提高物资采购透明度，保证采购的物资质量，降低采购价格，减少企业采购成本。但招标采购在带来这些优点的同时，也给招标业务人员带来大量繁琐重复的工作。如：规范化的发标、收标，保证金收取退还环节的管理；以及历史资料的保存、统计和分析；供应商库，专家库等资料的整理存档，资源的共享等。华电招标有限公司采用传统的人工方式处理，随着公司业务的逐步发展，日常工作中碰到很多问题急需解决，主要表现在：
\r\n 1、招标代理业务对日常工作规范化要求高，责任重大，公司制定大量相关规章制度，却缺少行之有效的监督与执行手段。
\r\n 2、招标采购涉及行业范围极广，对人员专业知识要求高，新业务员上手难，迫切实现知识管理，做到隐性知识显性化。
\r\n 3、制定管得紧了，业务人员工作灵活性降低，甚至妨碍了日常工作，如何平衡两者的关系。
\r\n 4、业务人员重复编写类似文档，排队收发传真文件，大量工作时间消耗在简单重复性工作。
\r\n 5、保证金收取退还带来企业资金流量巨大，业务人员与财务人员不能实现互动，公司的财务软件已远远不够用。
\r\n 6、领导不能随时掌握工作进展状况，业务员不汇报，出了事公司才知道，而且一出就是大事！ \r\n 信息化之路 \r\n 华电招标有限公司领导非常重视企业信息化工作，2004年初，公司成立以副总经理为首的信息化领导小组，着手进行软件选型和调研方面的工作。经过对市场上一些常见的招标行业软件进行了初步考查，发现大部分处理总体水平不高，基本还是停留在办公自动化、财务管理等局部应用的层次。公司领导最终决定选择具有招标代理行业软件开发经验的技术公司，针对华电招标有限公司进行定制开发，力争建设招标代理机构专用的集招标业务、经营管理、协统办公一体管理系统。 \r\n 在确定最终技术实施公司阶段，包括用友软件在内的多家公司参与竞标，最终北京网达信联科技发展有限公司脱颖而出。成熟的软件产品、针对客户定制开发能力和最优的性价比，是北京网达信联公司最终中标的关健因素。 \r\n 在整个设计、开发和实施的过程中，虽然经过了充分的准备，整个团队还是遇到了巨大的困难，这些困难有些来自技术开发层面，有些来自规范业务流程与工作现状的矛度。在公司领导层的决心与全力支持下，业务部门的大力配合下，再加上项目组的热情与心血无私投入，终于系统在2005年开始上线运行。
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\r\n 系统功能 \r\n 该系统系统是一套集办公自动化、招标项目管理及经营管理等为一体的招标机构的协同办公工作平台，系统完全基于B/S，支持通过Internet进行访问。系统功能包括招标业务管理，经营管理，综合办公，公文办理，业务信息，档案管理，人力资源，资产管理，工作计划，合同管理，通讯中心，系统设置，统计查询共13子系统，112个功能模块。 \r\n 系统以业务部门为主动点，在业务部门和财务部门之间交互执行，中间加入综合部门的审核和领导的批准环节。最终形成业务的有效闭环监控，业务执行完成后全过程存档的功能。 \r\n ![\"\"](\"http://file.topoint.com.cn/mfiles/2008/12/24/2008122413565199321.jpg\") \r\n 应用效果 \r\n 系统上线运行后，在提高业务人员工作效率，加强管理，规范工作方面取得了良好的效果，也得到了使用者的良好的反馈：
\r\n “这是专为我们招标公司设计的管理系统，建议你们向其它公司推广” --公司领导
\r\n 系统解决传统手工作业方式容易出现的问题，领导通过系统及时了解业务进展情况，极大程度提高了公司的管理水平。
\r\n “为什么我的不能批量生成邀请函？因为你没有做模版！”--部门经理
\r\n 业务员要做项目，就必须在信息系统中做，就必须在工作流中做，而工作流中的提交条件、路由条件等技术手段把数据规范管理和业务流程控制紧密的结合起来了；
\r\n “保证金收取、退还，再也不需要翻阅厚厚的记帐凭证” —财务部门负责人
\r\n 系统里清晰明确记录保证金实收情况、应收服务费，自动计算应退保证金，降低了人为操作出错的可能性。
\r\n “原来需要半天时间才能发送的传真，现在点点鼠标就完成了”――某业务人员
\r\n 系统集成电子传真系统，业务人员套用模板文件，批量生成电子传真，通过电脑直接发送到用户传真机上。（编辑：坚定） |
